Política de Privacidad y
Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del Tratamiento

Razón social: PLANETA MOTOS SAS
NIT: 900.137.429
Domicilio: República de Colombia
Dirección: AV 1 MAYO 71F 25
Teléfono: 6013907387
Correo electrónico: info@planetamotos.com.co
Sitio web: www.planetamotos.com.co

PLANETA MOTOS SAS, en su calidad de Responsable del Tratamiento, es el concesionario oficial multimarca de motocicletas — marcas KTM, TVS y Husqvarna — comprometido con la protección de los datos personales de sus clientes, empleados, proveedores y demás grupos de interés.

2. Marco normativo y ámbito de aplicación

Esta Política se expide con fundamento en:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15 (habeas data e intimidad).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo), Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25, que compiló el Decreto 1377 de 2013 y demás normas reglamentarias.
• Ley 1266 de 2008, en lo que resulte aplicable a la información financiera y crediticia.
• Ley 2300 de 2023, sobre los canales, el horario y la periodicidad de contacto con los consumidores.
• Circulares externas de la Superintendencia de Industria y Comercio vigentes en materia de protección de datos, en particular la Circular Externa 005 de 2017 sobre transferencias internacionales.

Aplica a todos los datos personales tratados por PLANETA MOTOS SAS en el marco de sus actividades comerciales, del sistema ERP, del portal del cliente, del agendamiento de citas, de la tienda en línea y de la atención por los canales oficiales de Meta.

3. Definiciones

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: Datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, datos de salud, de la vida sexual y datos biométricos).
• Dato público: El que no es semiprivado, privado ni sensible; entre otros, los relativos al estado civil, a la profesión u oficio y a la calidad de comerciante.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable: Persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento (PLANETA MOTOS SAS).
• Encargado: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, etc.).
• Transferencia: Envío de datos a un receptor que es a su vez Responsable y está dentro o fuera del país.
• Transmisión: Comunicación de datos a un Encargado para que los trate por cuenta del Responsable.
• Aviso de Privacidad: Comunicación al Titular sobre las políticas de tratamiento aplicables.

4. Datos personales recopilados

En el desarrollo de nuestras actividades comerciales y a través del sistema ERP de Planeta Motos, del portal del cliente y de la tienda en línea, podemos recopilar las siguientes categorías de datos:

Datos de identificación:

• Nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad
• Número de VIN o placa del vehículo
• Dirección de residencia o domicilio

Datos de contacto:

• Número de teléfono fijo y/o celular (incluido WhatsApp)
• Dirección de correo electrónico

Datos de transacciones y servicio:

• Información del vehículo (marca, modelo, año, VIN, placa)
• Historial de diagnósticos técnicos y reparaciones
• Agendamiento de citas de servicio técnico, incluyendo fechas, horarios y tipo de servicio (garantía, revisión, mantenimiento)
• Órdenes de trabajo del taller, estados del servicio y su historial de cambios
• Evidencia fotográfica y audiovisual del estado del vehículo
• Aprobaciones y autorizaciones de reparación firmadas digitalmente
• Observaciones y comentarios registrados por el cliente en el portal

Datos de compras en la tienda en línea:

• Productos adquiridos, valores, medio de pago seleccionado y estado del pedido
• Dirección de entrega, departamento y municipio
• Notas y observaciones del pedido

Datos técnicos (acceso al sistema):

• Dirección IP del dispositivo de acceso
• Tipo de dispositivo y navegador
• Fecha y hora de acceso al portal del cliente
• Registros de consulta del estado del servicio por placa
• Registro de auditoría de los envíos de diagnóstico por WhatsApp (número de destino, placa, fecha y usuario interno que realiza el envío)

4.1 Datos sensibles

PLANETA MOTOS SAS no recolecta datos sensibles de sus clientes para la prestación de los servicios descritos en esta Política. La evidencia fotográfica y audiovisual se toma del vehículo y no persigue identificar biométricamente a persona alguna.

En el marco de la relación laboral, PLANETA MOTOS SAS puede tratar datos sensibles de sus trabajadores — en particular datos de salud — únicamente cuando una norma laboral o de seguridad social lo exija, con la autorización explícita del Titular y con acceso restringido al personal estrictamente necesario.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales recopilados serán utilizados para las siguientes finalidades:

• ✅ Gestión de la relación comercial con clientes, proveedores y empleados
• ✅ Prestación del servicio técnico de diagnóstico y mantenimiento vehicular
• ✅ Generación y envío de reportes de diagnóstico técnico (PDF) por WhatsApp y correo electrónico
• ✅ Permitir al cliente la revisión y aprobación de diagnósticos desde el portal público
• ✅ Notificación por WhatsApp de los cambios de estado de la orden de trabajo del vehículo
• ✅ Permitir al cliente consultar en línea el estado de su servicio mediante la placa del vehículo
• ✅ Gestión, despacho, entrega y seguimiento de los pedidos de la tienda en línea
• ✅ Atención de solicitudes de garantía, retracto, cambios y devoluciones
• ✅ Comunicación de información relacionada con su vehículo, citas de servicio o garantías
• ✅ Cumplimiento de obligaciones legales, fiscales y contables
• ✅ Seguridad, auditoría y control de acceso al sistema interno
• ✅ Mejora de nuestros servicios e información sobre nuevos productos y promociones (finalidad accesoria, solo con autorización previa y separada)
• ✅ Prevención de fraude y actividades delictivas

Las finalidades marcadas como accesorias no son necesarias para prestar el servicio: el Titular puede negarlas o revocarlas en cualquier momento sin que ello afecte la ejecución del contrato ni la atención de su vehículo.

6. Autorización del Titular y su prueba

Salvo las excepciones legales, el tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular (artículo 9 de la Ley 1581 de 2012). PLANETA MOTOS SAS la solicita al momento de la recolección — en el formulario de agendamiento, en el checkout de la tienda, en los formatos de ingreso al taller y en los documentos de vinculación — informando previamente las finalidades y el carácter facultativo de las accesorias.

Prueba de la autorización. PLANETA MOTOS SAS conserva la evidencia de cada autorización otorgada por medios electrónicos, incluyendo la fecha y hora del otorgamiento y la versión del texto aceptado, conforme al artículo 2.2.2.25.2.7 del Decreto 1074 de 2015. El Titular puede solicitar copia de dicha prueba por los medios del numeral 8.

6.1 Casos en que no se requiere autorización

Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización no es necesaria cuando se trata de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

PLANETA MOTOS SAS no invoca el «interés legítimo» como fundamento autónomo del tratamiento, por no estar previsto como tal en el régimen colombiano vigente. El tratamiento necesario para ejecutar el contrato se ampara en la autorización otorgada al contratar.

6.2 Revocatoria

El Titular puede revocar la autorización en cualquier momento, total o parcialmente, por los medios del numeral 8. La revocatoria parcial permite, por ejemplo, dejar de recibir comunicaciones promocionales conservando las notificaciones necesarias para el servicio. No procede la supresión cuando exista un deber legal o contractual de conservar el dato.

7. Derechos de los Titulares

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los Titulares de datos personales tienen derecho a:

• 🔍 Conocer sus datos personales que están siendo tratados
• ✏️ Actualizar y rectificar sus datos cuando sean inexactos o incompletos
• 🚫 Suprimir sus datos cuando el tratamiento no respete los principios de la Ley
• ❌ Revocar la autorización otorgada para el tratamiento, salvo que exista obligación legal o contractual
• 👁️ Acceder gratuitamente a sus datos que son objeto de tratamiento
• 📩 Solicitar prueba de la autorización otorgada
• ℹ️ Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos
• 📣 Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite del numeral 8

8. Consultas y reclamos: procedimiento y plazos

El Titular, sus causahabientes o sus representantes pueden ejercer sus derechos escribiendo a info@planetamotos.com.co, llamando al 6013907387 o presentándose en las instalaciones de PLANETA MOTOS SAS. La solicitud debe incluir el nombre completo, el número de documento, la descripción de lo que se pide y los datos de contacto para la respuesta; si se actúa por representación, debe acreditarse.

Los plazos se cuentan desde el día siguiente al recibo de la solicitud. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane; transcurridos dos (2) meses sin que lo haga, se entenderá desistido. Mientras el reclamo se resuelve, el dato objeto de la solicitud se marca con la leyenda «reclamo en trámite».

Solicitud de eliminación de datos: el Titular puede pedir la supresión de sus datos —incluidos los de las conversaciones mantenidas por WhatsApp, Messenger o Instagram— escribiendo a info@planetamotos.com.co con el asunto «Solicitud de eliminación de datos». Se atenderá en el plazo del reclamo, salvo que exista una obligación legal, contable o fiscal de conservación, caso en el cual se informará al Titular la norma que lo impone y el plazo restante.

9. Transferencia y transmisión de datos

PLANETA MOTOS SAS podrá compartir datos personales con los siguientes terceros, garantizando en todo caso el cumplimiento de la normativa de protección de datos:

No vendemos, arrendamos ni cedemos datos personales a terceros con fines comerciales o de mercadeo sin el consentimiento expreso del Titular.

9.1 Transferencia internacional

Algunos de los proveedores anteriores están domiciliados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos, por lo que el tratamiento implica una transferencia internacional de datos. El artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 prohíbe transferir datos a países que no ofrezcan garantías adecuadas; mediante la Circular Externa 005 de 2017, la Superintendencia de Industria y Comercio declaró que Estados Unidos y los demás países de su listado ofrecen un nivel adecuado de protección, por lo que estas transferencias se encuentran permitidas.

Con los terceros que actúan como Encargados, PLANETA MOTOS SAS suscribe el correspondiente contrato de transmisión de datos exigido por el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, en el que se pactan el alcance del tratamiento, las obligaciones de seguridad y confidencialidad y la prohibición de usar los datos para finalidades propias. Cuando resulte aplicable, se emplean las cláusulas contractuales tipo adoptadas por la Superintendencia.

9.2 Integración con las plataformas de Meta

PLANETA MOTOS SAS atiende a sus clientes a través de los canales oficiales de Meta Platforms, Inc. (WhatsApp, Messenger e Instagram). En ese marco se tratan los siguientes datos:

• El contenido de la conversación, el número de teléfono o el identificador de la cuenta de la red social, y el nombre de perfil, con la finalidad de atender la solicitud y dejar constancia de la atención prestada.
• La clasificación automática del mensaje (tipo de solicitud, urgencia y línea de negocio) mediante un servicio de inteligencia artificial, con la única finalidad de dirigir la conversación al asesor competente. Esta clasificación no produce por sí sola efectos jurídicos para el Titular, quien conserva el derecho a solicitar la intervención de una persona.
• El anuncio de origen, cuando la conversación se inicia desde una publicidad, con la finalidad de medir la eficacia de la pauta. No identifica al Titular ante terceros.

El uso de estos canales se rige además por las condiciones y políticas de privacidad propias de Meta, que el Titular acepta al utilizarlos.

9.3 Píxel de Meta y eventos de conversión

Cuando esté activo, el sitio web de PLANETA MOTOS SAS puede incorporar el píxel de Meta y remitir a Meta eventos de conversión (por ejemplo, una venta cerrada) con el fin de medir el rendimiento de la publicidad. En esos envíos los datos de contacto se transmiten cifrados mediante función resumen (hash SHA-256), nunca en texto claro. Este tratamiento requiere autorización del Titular y puede revocarse conforme al numeral 8; hacerlo no afecta la prestación del servicio.

10. Comunicaciones al Titular

PLANETA MOTOS SAS distingue dos tipos de comunicación:

• Transaccionales: las necesarias para ejecutar el servicio o el pedido —confirmación y recordatorio de cita, cambios de estado de la orden de trabajo, envío del diagnóstico y seguimiento del pedido—. Se envían por el canal que el Titular suministró y forman parte de la prestación contratada.
• Comerciales o promocionales: ofertas, campañas y novedades. Solo se envían a quienes hayan otorgado autorización previa, expresa y separada.

Las comunicaciones comerciales y las gestiones de cobranza se sujetan a la Ley 2300 de 2023. En consecuencia, PLANETA MOTOS SAS contacta al consumidor únicamente por los canales que este haya autorizado, dentro del horario legal —lunes a viernes de 7:00 a 19:00 y sábados de 8:00 a 15:00, nunca domingos ni festivos—, sin exceder un contacto diario ni más de un canal en la misma semana, y atiende en todo momento la solicitud de no ser contactado, que puede presentarse respondiendo por el mismo canal o escribiendo a info@planetamotos.com.co.

La solicitud de no contacto para fines comerciales no suspende las comunicaciones transaccionales indispensables para ejecutar un servicio o un pedido en curso.

11. Cookies y tecnologías similares

Una cookie es un pequeño archivo que el sitio guarda en su navegador. En Colombia las cookies quedan sujetas a la Ley 1581 de 2012 cuando permiten identificar o singularizar a una persona; las que solo sostienen el funcionamiento del sitio no requieren su autorización, porque son imprescindibles para prestarle el servicio que usted pidió.

11.1 Cookies que utiliza este sitio

11.2 Cómo se solicita y se retira su autorización

En su primera visita aparece un aviso en el que puede aceptar todas las cookies, admitir solo las necesarias o elegir por categoría. Las de marketing aparecen desmarcadas por defecto: no se activa ninguna por el mero hecho de seguir navegando, cerrar el aviso o desplazarse por la página.

Puede cambiar su decisión en cualquier momento borrando la cookie pm_cookies desde su navegador, con lo que el aviso volverá a mostrarse, o escribiéndonos a info@planetamotos.com.co. Cuando retira la autorización, además de dejar de instalarlas, eliminamos las cookies de marketing que ya estuvieran puestas.

Rechazar las cookies de marketing no limita el uso del sitio: puede navegar, agendar citas y comprar con normalidad. Las cookies necesarias no pueden desactivarse desde el aviso porque sin ellas no es posible mantener su sesión ni proteger los formularios; si las bloquea desde su navegador, el sitio dejará de funcionar correctamente.

11.3 Su navegador

Con independencia de este aviso, todos los navegadores permiten ver, bloquear y eliminar las cookies almacenadas desde su configuración de privacidad. Tenga en cuenta que bloquear todas las cookies impide iniciar sesión y usar el carrito de compras.

12. Medidas de seguridad e incidentes

PLANETA MOTOS SAS implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales:

• Acceso al sistema ERP mediante autenticación con contraseña y control de roles (RBAC)
• Tokens de acceso temporal y con fecha de expiración para el portal público, con validación adicional de la placa del vehículo
• Enlaces firmados criptográficamente para el acceso a la evidencia fotográfica y audiovisual, que impiden la consulta de archivos por terceros no autorizados
• Límites de tasa de solicitudes (rate limiting) en todos los accesos públicos para prevenir abusos
• Registro de accesos (IP, dispositivo, timestamp) con fines de auditoría y seguridad
• Restricción por roles y registro de auditoría de los envíos de información por WhatsApp realizados desde el sistema
• Respaldo de los archivos multimedia en almacenamiento en la nube (Google Drive) con cuenta dedicada y acceso restringido
• Almacenamiento de datos en servidores protegidos con acceso restringido
• Canales de comunicación cifrados (HTTPS) y cifrado en reposo de las credenciales de integración
• Políticas internas de confidencialidad para el personal con acceso a datos

12.1 Incidentes de seguridad

En cumplimiento del literal n) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, PLANETA MOTOS SAS informará a la Superintendencia de Industria y Comercio las violaciones a los códigos de seguridad y los riesgos en la administración de la información de los Titulares, tan pronto como sean detectados y conforme al procedimiento que la autoridad disponga.

Cuando el incidente pueda afectar de manera significativa los derechos del Titular, se le informará por el canal de contacto registrado, describiendo lo ocurrido, los datos comprometidos, las medidas adoptadas y las recomendaciones aplicables.

13. Tiempo de conservación

Los datos personales se conservarán durante el tiempo que sea necesario para:

• La vigencia de la relación comercial o contractual
• El cumplimiento de obligaciones legales, fiscales y contables (por regla general 10 años, conforme al artículo 28 del Código de Comercio y a las normas tributarias)
• La resolución de posibles reclamaciones o litigios, mientras las acciones correspondientes no hayan prescrito

Cumplidos estos plazos, los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras PLANETA MOTOS SAS desarrolle su objeto social y sea necesario para las finalidades descritas en el numeral 5.

14. Datos de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos de menores de 18 años está proscrito por el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, salvo que se trate de datos de naturaleza pública y que el tratamiento responda al interés superior del menor y respete sus derechos fundamentales, en los términos de la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.

PLANETA MOTOS SAS no dirige sus canales digitales a menores de edad ni recolecta sus datos de forma intencional. Cuando el propietario de un vehículo sea menor de edad, la relación se gestiona a través de su representante legal, quien otorga la autorización correspondiente previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, conforme al artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015.

Si detectamos que hemos recibido datos de un menor sin la autorización de su representante legal, los suprimiremos salvo que exista un deber legal de conservarlos.

15. Contacto, área responsable y autoridad de control

El área de Servicio al Cliente de PLANETA MOTOS SAS es la responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales, en los términos del artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015. Puede contactarla:

• 📧 Correo electrónico: info@planetamotos.com.co
• 📞 Teléfono: 6013907387
• 📍 Dirección: AV 1 MAYO 71F 25
• 🌐 Sitio web: www.planetamotos.com.co

16. Vigencia y cambios a esta Política

Esta Política rige a partir del 20 de agosto de 2026 y permanecerá vigente mientras PLANETA MOTOS SAS desarrolle su objeto social. Las bases de datos se mantendrán durante los plazos señalados en el numeral 13.

PLANETA MOTOS SAS podrá actualizarla o modificarla en cualquier momento por cambios normativos o por modificaciones en sus procesos internos. Cuando el cambio sea sustancial y se refiera a la identificación del Responsable o a las finalidades del tratamiento, se comunicará a los Titulares por los canales disponibles (correo electrónico, portal web o WhatsApp) con al menos 10 días hábiles de anticipación a su entrada en vigor, informando el derecho a revocar la autorización.