Política de Privacidad y
Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del Tratamiento

Razón Social: Planeta Motos SAS
NIT: (Número de Identificación Tributaria de la empresa)
Domicilio: Colombia
Correo electrónico: info@planetamotos.com.co
Sitio web: www.planetamotos.com.co

Planeta Motos SAS, en su calidad de Responsable del Tratamiento, es el concesionario oficial multimarca de motocicletas — marcas KTM, TVS y Husqvarna — comprometido con la protección de los datos personales de sus clientes, empleados, proveedores y demás grupos de interés.

2. Definiciones

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: Datos que afectan la intimidad del Titular (origen racial, datos de salud, orientación sexual, entre otros).
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable: Persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento (Planeta Motos SAS).
• Encargado: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, etc.).
• Aviso de Privacidad: Comunicación al Titular sobre las políticas de tratamiento aplicables.

3. Datos Personales Recopilados

En el desarrollo de nuestras actividades comerciales y a través del Sistema ERP de Planeta Motos, podemos recopilar las siguientes categorías de datos:

Datos de identificación:

• Nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad
• Número de VIN o placa del vehículo
• Dirección de residencia o domicilio

Datos de contacto:

• Número de teléfono fijo y/o celular (incluido WhatsApp)
• Dirección de correo electrónico

Datos de transacciones y servicio:

• Información del vehículo (marca, modelo, año, VIN, placa)
• Historial de diagnósticos técnicos y reparaciones
• Agendamiento de citas de servicio técnico, incluyendo fechas, horarios y tipo de servicio (garantía, revisión, mantenimiento)
• Órdenes de servicio del taller, estados del servicio y su historial de cambios
• Evidencia fotográfica y audiovisual del estado del vehículo
• Aprobaciones y autorizaciones de reparación firmadas digitalmente
• Observaciones y comentarios registrados por el cliente en el portal

Datos técnicos (acceso al sistema):

• Dirección IP del dispositivo de acceso
• Tipo de dispositivo y navegador
• Fecha y hora de acceso al portal del cliente
• Registros de consulta del estado del servicio por placa
• Registro de auditoría de los envíos de diagnóstico por WhatsApp (número de destino, placa, fecha y usuario interno que realiza el envío)

4. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recopilados serán utilizados para las siguientes finalidades:

• ✅ Gestión de la relación comercial con clientes, proveedores y empleados
• ✅ Prestación del servicio técnico de diagnóstico y mantenimiento vehicular
• ✅ Generación y envío de reportes de diagnóstico técnico (PDF) por WhatsApp y correo electrónico
• ✅ Permitir al cliente la revisión y aprobación de diagnósticos desde el portal público
• ✅ Notificación por WhatsApp de los cambios de estado de la orden de servicio del vehículo
• ✅ Permitir al cliente consultar en línea el estado de su servicio mediante la placa del vehículo
• ✅ Comunicación de información relacionada con su vehículo, citas de servicio o garantías
• ✅ Cumplimiento de obligaciones legales, fiscales y contables
• ✅ Seguridad, auditoría y control de acceso al sistema interno
• ✅ Mejora de nuestros servicios e información sobre nuevos productos y promociones (con autorización previa)
• ✅ Prevención de fraude y actividades delictivas

5. Bases Legales del Tratamiento

El tratamiento de datos personales se realiza con fundamento en una o varias de las siguientes bases legales:

• Consentimiento del Titular (Art. 9 Ley 1581 de 2012)
• Ejecución de un contrato de prestación de servicios de mantenimiento o comercialización
• Cumplimiento de obligaciones legales aplicables a Planeta Motos SAS
• Interés legítimo en la prestación del servicio y la seguridad del sistema

6. Derechos de los Titulares

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los Titulares de datos personales tienen derecho a:

• 🔍 Conocer sus datos personales que están siendo tratados
• ✏️ Actualizar y rectificar sus datos cuando sean inexactos o incompletos
• 🚫 Suprimir sus datos cuando el tratamiento no respete los principios de la Ley
• ❌ Revocar la autorización otorgada para el tratamiento, salvo que exista obligación legal
• 👁️ Acceder gratuitamente a sus datos que son objeto de tratamiento
• 📩 Solicitar prueba de la autorización otorgada
• 📣 Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
• ⛔ No ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados

7. Procedimiento para Ejercer sus Derechos

Para ejercer cualquiera de los derechos mencionados, el Titular podrá:

• Enviar una solicitud escrita al correo: info@planetamotos.com.co
• La solicitud debe incluir: nombre completo, número de documento, descripción del derecho que desea ejercer y datos de contacto
• Planeta Motos SAS responderá en un plazo máximo de 15 días hábiles a partir del recibo de la solicitud
• Si la solicitud requiere mayor tiempo para su resolución, se notificará al Titular dentro del mismo plazo

Solicitud de eliminación de datos: el Titular puede pedir la supresión de sus datos —incluidos los de las conversaciones mantenidas por WhatsApp, Messenger o Instagram— escribiendo a info@planetamotos.com.co con el asunto «Solicitud de eliminación de datos». Se atenderá en el mismo plazo de 15 días hábiles, salvo que exista una obligación legal, contable o fiscal de conservación.

8. Transferencia y Transmisión de Datos

Planeta Motos SAS podrá compartir datos personales con los siguientes terceros, garantizando en todo caso el cumplimiento de la normativa de protección de datos:

• Google LLC — Almacenamiento en la nube (Google Drive) para el respaldo de archivos multimedia de los diagnósticos
• Meta Platforms, Inc. — Canales de mensajería (WhatsApp, Messenger e Instagram) a través de los cuales se atiende al cliente y se le envían los reportes de diagnóstico y los avisos del estado del servicio; y, cuando el Titular lo haya autorizado, medición de la eficacia de la publicidad en dichas plataformas, conforme a las condiciones y políticas de privacidad de Meta
• Proveedores tecnológicos — Infraestructura de hosting y base de datos
• Autoridades competentes — Cuando sea requerido por ley o mandato judicial
• Quadro Seis SAS — Proveedor de desarrollo y mantenimiento del sistema ERP, bajo contrato de confidencialidad

No vendemos, arrendamos ni cedemos datos personales a terceros con fines comerciales o de mercadeo sin el consentimiento expreso del Titular.

8.1 Integración con las plataformas de Meta

Planeta Motos SAS atiende a sus clientes a través de los canales oficiales de Meta Platforms, Inc. (WhatsApp, Messenger e Instagram). En ese marco se tratan los siguientes datos:

• El contenido de la conversación, el número de teléfono o el identificador de la cuenta de la red social, y el nombre de perfil, con la finalidad de atender la solicitud y dejar constancia de la atención prestada.
• La clasificación automática del mensaje (tipo de solicitud, urgencia y línea de negocio) mediante un servicio de inteligencia artificial, con la única finalidad de dirigir la conversación al asesor competente. Esta clasificación no produce por sí sola efectos jurídicos para el Titular, quien conserva el derecho a no ser objeto de decisiones exclusivamente automatizadas y a solicitar la intervención de una persona.
• El anuncio de origen, cuando la conversación se inicia desde una publicidad, con la finalidad de medir la eficacia de la pauta. No identifica al Titular ante terceros.

Los mensajes promocionales por WhatsApp solo se envían a Titulares que hayan otorgado autorización expresa y previa, y en cualquier momento pueden pedir que se suspendan respondiendo por el mismo canal o por los medios del numeral 7.

8.2 Píxel de Meta y eventos de conversión

Cuando esté activo, el sitio web de Planeta Motos SAS puede incorporar el píxel de Meta y remitir a Meta eventos de conversión (por ejemplo, una venta cerrada) con el fin de medir el rendimiento de la publicidad. En esos envíos los datos de contacto se transmiten cifrados mediante función resumen (hash SHA-256), nunca en texto claro. Este tratamiento requiere autorización del Titular y puede revocarse conforme al numeral 7; hacerlo no afecta la prestación del servicio.

9. Medidas de Seguridad

Planeta Motos SAS implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales:

• Acceso al sistema ERP mediante autenticación con contraseña y control de roles (RBAC)
• Tokens de acceso temporal y con fecha de expiración para el portal público, con validación adicional de la placa del vehículo
• Enlaces firmados criptográficamente para el acceso a la evidencia fotográfica y audiovisual, que impiden la consulta de archivos por terceros no autorizados
• Límites de tasa de solicitudes (rate limiting) en todos los accesos públicos para prevenir abusos
• Registro de accesos (IP, dispositivo, timestamp) con fines de auditoría y seguridad
• Restricción por roles y registro de auditoría de los envíos de información por WhatsApp realizados desde el sistema
• Respaldo de los archivos multimedia en almacenamiento en la nube (Google Drive) con cuenta dedicada y acceso restringido
• Almacenamiento de datos en servidores protegidos con acceso restringido
• Canales de comunicación cifrados (HTTPS)
• Políticas internas de confidencialidad para el personal con acceso a datos

10. Tiempo de Conservación de los Datos

Los datos personales se conservarán durante el tiempo que sea necesario para:

• La vigencia de la relación comercial o contractual
• El cumplimiento de obligaciones legales, fiscales y contables (generalmente 10 años según legislación colombiana)
• La resolución de posibles reclamaciones o litigios

Una vez cumplidos estos plazos, los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura.

11. Datos de Menores de Edad

Planeta Motos SAS no recopila de manera intencional datos personales de menores de 18 años a través del sistema ERP o del portal del cliente. Si requiere atención relacionada con un vehículo cuyo propietario es menor de edad, deberá ser gestionada por su representante legal.

12. Contacto y Consultas

Para cualquier pregunta, solicitud o queja relacionada con el tratamiento de sus datos personales, puede contactarnos:

• 📧 Correo electrónico: info@planetamotos.com.co
• 🌐 Sitio web: www.planetamotos.com.co

Si considera que su derecho a la protección de datos ha sido vulnerado también puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): www.sic.gov.co

13. Cambios a esta Política

Planeta Motos SAS se reserva el derecho de actualizar o modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento, de conformidad con cambios normativos o modificaciones en sus procesos internos. Cualquier modificación relevante será comunicada a los Titulares a través de los canales disponibles (correo electrónico, portal web) con al menos 10 días de anticipación a su entrada en vigor.